Informativa privacy

Titolare del trattamento: SOGNI – Siamo Orgogliosi Gay Naturisti Italiani APS, Via Sebino 2, Milano · info@associazionesogni.com.

Quali dati usiamo

Il Portale Soci mostra i dati della tua scheda socio che l'associazione tiene già nel gestionale WindDoc: nome, cognome, codice fiscale, data di nascita, recapiti (email, cellulare, telefono, username Telegram), indirizzo, numero e tipo di tessera, stato e scadenza della quota.

In più il Portale salva:

• l'email e la password di accesso (la password solo in forma cifrata: nessuno, nemmeno il Direttivo, può leggerla);
• la foto profilo, che carichi al primo accesso;
• le tue iscrizioni a eventi e lezioni, le liste d'attesa, i gettoni dei corsi e i pagamenti fatti dal Portale;
• per le lezioni dei corsi, le dichiarazioni di scarico di responsabilità che accetti: il testo accettato, i tuoi dati (nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, tessera), data e ora, indirizzo IP e tipo di browser, per poter dimostrare l'accettazione. Non raccogliamo dati sulla tua salute;
• le richieste che mandi al Direttivo (modifica dei dati, annullamenti, token di accesso);
• se sei volontario, i turni a cui ti segni;
• se sei socio sostenitore, se hai già ritirato il gadget dell'anno, con la data, e un'eventuale nota del Direttivo (per esempio «spedito a casa»);
• nelle votazioni, la tua partecipazione e le eventuali deleghe (vedi sotto);
• nella chat di un evento, se la usi, i messaggi, le foto e i file che mandi, e il fatto che hai letto l'avviso in cima alla chat prima di mandare foto o file (vedi sotto).

Perché

Per gestire il rapporto associativo: la tessera, le iscrizioni a eventi e corsi, i pagamenti con le ricevute, le votazioni, le comunicazioni ai soci. La base giuridica è il rapporto associativo e l'esecuzione dei servizi che chiedi. Le modifiche ai tuoi dati che fai dal Profilo vengono riportate su WindDoc e il Direttivo ne riceve un avviso.

Chi vede i tuoi dati

I tuoi dati li vedono solo i membri del Direttivo che gestiscono il Portale, ognuno per la parte di cui si occupa. Agli altri soci mostriamo soltanto:

• nei turni dei volontari, il tuo nome, se ti segni a un turno (lo vedono solo i volontari);
• nelle votazioni con delega, il tuo nome e cognome nell'elenco dei soci a cui si può dare la delega. Chi ti delega vede il tuo nome e tu vedi il nome di chi ti ha delegato;
• all'ingresso di eventi e lezioni, se sei iscritto: nome, cognome, numero di tessera e foto li vedono anche i volontari che controllano gli ingressi e, per le lezioni, gli istruttori dei corsi, con l'elenco degli iscritti;
• ai corsi, l'istruttore del tuo corso vede anche le tue prenotazioni, le presenze, il gettone usato e la tua dichiarazione di scarico di responsabilità, non la tua email. Le risposte ai sondaggi le vede senza il tuo nome;
• nella chat di un evento, il tuo nome e l'iniziale del cognome (per esempio «Mario R.») e quello che scrivi o mandi: lo vedono gli altri iscritti all'evento e il Direttivo;
• nel Direttivo (pagina Contatti), nome, foto e ruolo di chi ne fa parte, come sul sito.

La tessera digitale e il QR

Nel Profilo trovi la tua tessera digitale con un codice QR, che puoi mostrare per dimostrare di essere socio (per esempio all'ingresso di un evento). Chi scansiona il QR apre una pagina pubblica che mostra solo nome, cognome, numero e tipo di tessera e se la quota è in regola, con la sua scadenza. Nient'altro: niente foto, recapiti, codice fiscale o data di nascita. La pagina si apre solo con il QR, che contiene un codice personale firmato: non si può risalire alla tessera di un altro socio cambiando il codice e la pagina non compare nei motori di ricerca. Mostra il QR solo quando serve.

Le votazioni

Nelle votazioni segrete la scheda viene salvata senza il tuo nome e senza l'ora del voto: i risultati non dicono chi ha votato cosa. Per permetterti di rivedere il tuo voto, ne teniamo una copia cifrata collegata a te, che si legge solo con una chiave custodita sul server dell'associazione. Il Direttivo vede chi ha votato (l'affluenza), non cosa. Nelle votazioni palesi, alla chiusura il Direttivo vede anche il voto di ciascuno, per il verbale. Se voti dal link personale ricevuto per email, il link vale solo per te e solo per quella votazione: non inoltrarlo.

La chat degli eventi

Per alcuni eventi il Direttivo attiva una chat, solo per gli iscritti, che si usa solo dal telefono. Ci entrano gli iscritti all'evento e i membri del Direttivo. Le foto vengono ricompresse: togliamo i dati nascosti dell'immagine, compresa la posizione GPS. Sulle foto compare in trasparenza il nome di chi le sta guardando, per scoraggiare gli screenshot, che però non si possono impedire: per questo ti consigliamo di non mandare foto in cui tu o altre persone siete riconoscibili o senza vestiti. Chi manda una foto deve avere il permesso delle persone che compaiono. Solo il Direttivo può scaricare le foto.

Dopo l'evento (di solito 2 giorni dopo, la data è scritta in cima alla chat) la chat viene cancellata del tutto: messaggi, foto e file. Non ne teniamo copie e la chat non entra nelle copie di sicurezza del Portale. Resta solo l'indicazione che hai letto l'avviso in cima alla chat, con data e ora. Puoi eliminare i tuoi messaggi in qualsiasi momento.

Con chi li condividiamo

Con nessuno, salvo i fornitori tecnici che ci servono: WindDoc (il gestionale dei soci e delle ricevute), PayPal se paghi con PayPal o carta (i dati della carta li vede solo PayPal, mai noi), Brevo per l'invio delle email e Hetzner, che ospita il server e le copie di sicurezza in Germania. Nessuna pubblicità, nessun tracciamento.

Il bot Telegram dell'associazione legge dal Portale solo quello che gli serve per riconoscerti nei gruppi e farti gli auguri: username Telegram, nome, numero di tessera, stato della quota, data di nascita ed email.

Se attivi le notifiche sul telefono, salviamo l'indirizzo tecnico che il tuo browser ci fornisce per recapitarle. Viaggiano cifrate attraverso il servizio push del browser (Google, Apple o Mozilla), che le consegna senza poterle leggere.

Cookie

Usiamo un solo cookie tecnico, quello che ti tiene connesso (dura al massimo 30 giorni). Il telefono ricorda anche, solo sul dispositivo, se hai chiuso l'invito ad attivare le notifiche.

Per quanto tempo

L'account del Portale resta finché sei socio o finché non lo cancelli dal Profilo: cancellandolo eliminiamo account e foto, mentre i pagamenti restano, senza collegamento all'account, perché servono alla contabilità. I dati della scheda socio e le ricevute restano in WindDoc secondo gli obblighi di legge dell'associazione. I risultati delle votazioni restano nell'archivio dell'associazione.

Le copie di sicurezza del Portale restano sul server per 14 giorni; una copia cifrata è conservata anche in un secondo spazio di Hetzner in Germania, con copie giornaliere, settimanali e mensili, e viene eliminata automaticamente entro 12 mesi. La chat degli eventi non entra in queste copie; può restare solo nell'immagine di emergenza dell'intero server, che Hetzner rinnova ogni giorno e conserva al massimo per 7 giorni.

I tuoi diritti

Puoi chiedere l'accesso ai tuoi dati, la rettifica o la cancellazione, opporti al trattamento o proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Scrivi a info@associazionesogni.com.